Rechtlich auf der sicheren Seite mit der elektronischen Signatur

• Die elektronische Signatur wird für Unternehmen immer wichtiger, um gesetzliche Auflagen zu erfüllen, Dienstleistungen zu nutzen und Prozesse zu optimieren

(24.2.2008) Das Internet ist aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. E-Mail-Korrespondenz, Informationssuche und Bestellmöglichkeiten per Mausklick sorgen für Komfort und Effizienz. Immer mehr Unternehmen planen daher, ihre Geschäftsprozesse möglichst umfassend auf digitaler Basis abzuwickeln.

Mithilfe der elektronischen Signatur können Unternehmen viele Prozesse nicht nur optimieren und dabei Zeit, Wege und Kosten sparen, sie können die digitale Kommunikation auch sicher gestalten: ob bei der Unterzeichnung und beim Versand wichtiger (Vertrags-)Dokumente, bei der Teilnahme an Online-Ausschreibungen (E-Vergabe), der vollständig papierlosen Steuererklärung (ELSTER) oder der Nutzung der Steuerkontoabfrage. Bei der elektronischen Rechnungsausstellung können Unternehmen ihre Kosten sogar um bis zu 70 Prozent senken. Doch der Nutzung sind Grenzen gesetzt - und zwar immer dann, wenn die Frage nach der Rechtssicherheit gestellt wird.

Signatur ist nicht gleich Signatur: Die Rechtswirksamkeit ist entscheidend

Nicht mit jeder Signatur-Lösung können Unternehmen diese Vorteile nutzen. Denn das deutsche Signaturgesetz unterscheidet zwischen drei unterschiedlichen Signaturarten:

• Eine einfache elektronische Signatur bietet keine Rechtsverbindlichkeit.
• Die fortgeschrittene Signatur ermöglicht zwar die genaue Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers, ist aber ebenfalls nicht beweiskräftig vor Gericht.
• Nur die qualifizierte elektronische Signatur bietet die vollständige Rechtsgültigkeit nach den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Überall da, wo bisher eine handschriftliche Unterschrift erforderlich war, ist die qualifizierte elektronische Signatur dieser gleichgestellt und kann im elektronischen Geschäftsverkehr genutzt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann nur von speziellen Trustcentern wie beispielsweise S-TRUST, dem Trustcenter des Deutschen Sparkassenverlags (DSV), ausgegeben werden und ist online oder bei vielen teilnehmenden Sparkassen erhältlich. Die Signatur lässt sich ganz bequem auf der eigenen SparkassenCard speichern oder auf einer Chipkarte, die nicht an ein Konto gebunden ist. Somit können die Sparkassen und der DSV auch Kunden anderer Finanzinstitute mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausstatten. Mit einem Kartenleser und der entsprechenden, kostengünstigen Software steht der rechtssicheren digitalen Abwicklung zahlreicher Prozesse dann nichts mehr im Wege.