Elektronische ORDERS statt Aufträge per Telefon und Fax

(13.10.2008) Trotz kurzzeitiger Erholungen bleiben die Marktbedingungen in der deutschen Bauwirtschaft schwierig. Um dennoch ausreichende Erträge zu erwirtschaften und wettbewerbsfähig zu bleiben, gilt für Baustoffindustrie und -Fachhandel gleichermaßen die Devise: Effizienz erhöhen und Kosten senken! Dass durch elektronischen Datenaustausch alltägliche Geschäftsprozesse vereinfacht und rationalisiert werden können, ist mittlerweile eine Binsenweisheit. Wie es geht, machen andere Branchen längst vor. Voraussetzung dafür sind gut gepflegte und beiderseits abgestimmte Artikeldaten.

Ulrich Schmidt-Kuhl von der BauDatenbank GmbH, Celle, die als Branchendienstleister für die Baustoffbranche die zentrale IndustrieStammDatenbank betreibt, berichtet: "Aussagen unserer Industriekunden zufolge gibt der Baustoff-Fachhandel seine Bestellungen immer noch überwiegend per Telefon oder Fax auf. Dabei entstehen auf beiden Seiten Personalkosten durch erforderliche Rückfragen, weil beispielsweise abweichende Artikelnummern oder -bezeichnungen verwendet oder die Bestellangaben nicht genau genug oder fehlerhaft übermittelt werden. Hinzu kommt der Aufwand für die manuelle Datenerfassung auf der Lieferantenseite." Durch elektronische Bestellungen könnte dieser Prozess erheblich vereinfacht und optimiert werden. Wenn die Bestelldaten direkt aus dem Warenwirtschaftssystem des Händlers auf elektronischem Wege in der EDI-Nachrichtenart ORDERS übermittelt werden, können sie beim Lieferanten automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Fehlerhafte Eingaben sollten sich so vermeiden lassen, Rückfragen sind nicht mehr nötig und die bestellte Ware erreicht schnellstmöglich den Kunden. Zudem lässt die Automatisierung der Routineprozesse dem Verkaufsinnendienst der Hersteller mehr Zeit für die individuelle Betreuung seiner Handelspartner.

Voraussetzung für das reibungslose Zusammenspiel der EDV-Systeme in Industrie und Handel ist jedoch ein Abgleich der Artikelstammdaten. Dazu Schmidt-Kuhl: "Mindestens die Artikelnummer - wir empfehlen die Verwendung der EAN - sowie die Angabe der Mindestbestellmenge und der Menge pro Packung müssen zwischen den Partnern abgestimmt werden, sonst kommen Bits und Bytes nicht auf Trab." Leider scheitern viele EDI-Projekte der Industrie an den mangelhaften Artikelstammdaten im Handel. Um die Probleme zu umgehen und die erforderlichen Einspareffekte wenigstens auf ihrer Seiten zu erzielen, bietet die Industrie verstärkt Internet-Bestellplattformen an. Doch für fortschrittliche Handelsunternehmen ist dies keine langfristig tragbare Lösung, weil jede Bestellung zusätzlich auch in der Warenwirtschaft eingeben werden muss. Ob die teilweise dafür angebotenen Vergütungen oder Rabatte den Mehraufwand ausgleichen, darf bezweifelt werden.

Alfred Remy, Leiter der Arbeitsgruppe Elektronischer Datenaustausch des Gesprächskreises Baustoffindustrie / BDB e.V. rät dem Handel daher zur Umstellung: "Auch der Baustoff-Fachhandel sollte endlich die Vorteile von elektronischen Bestellungen für sich nutzen. Im Gegenzug zu einer elektronischen Bestellung erhält der Händler umgehend eine elektronische Auftragsbestätigung, die wiederum automatisch mit der Bestellung abgeglichen werden kann. Elektronische Lieferavis und Rechnungen machen den Prozess im Handel richtig rund." Als gemeinsame Datenbasis für alle Marktpartner bietet sich die IndustrieStammDatenbank an. Sie enthält über 350.000 Artikeldaten marktführender Baustoffhersteller in der für das elektronische Bestellwesen erforderlichen Qualität und steht allen Baustoff-Fachhändlern offen."