pds integriert Angebotsworkflow zur Automatisierung von Angebotsprozessen

(31.10.2023) Das Rothenburger Unternehmen für cloud-fähige Handwerkersoftware erweitert mit dem Angebotsworkflow seine Lösung um ein Workflow-Modul und zahlreiche weitere Funktionen, um Abläufe rund um die Angebotserstellung, Aufgabenzuweisung und Angebotsfreigabe sowie den Versand zu vereinfachen.

Bild: pds GmbH 

Individualisierbar

Mit individualisierbaren Workflow-Aufgaben ist es Handwerksbetrieben nun möglich, diese zu jeder Projektphase zu definieren. Das kann sowohl Aufgaben im Angebot als auch außerhalb des Angebotes umfassen, wie z.B. eine „Photovoltaik-Genehmigung des örtlichen Netzbetreibers” einholen oder den „Schornsteinfeger informieren“. Jeder Anwender sieht beim Start der Handwerkersoftware eine Übersicht seiner jeweiligen Aufgaben, die für den weiteren Angebotsprozess noch zu erledigen sind.

Freigabeprozesse

Die Software erweitert die traditionelle Angebotsfreigabe, indem sie den sogenannten summenbasierten Freigabeprozess einführt. Dies ermöglicht Handwerksbetrieben, die optimalen Ansprechpartner in den Freigabeprozess einzubinden, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Kalkulation zu steigern. In diesem Prozess können mehrstufige Prüfungen durchgeführt werden, wodurch umfassendere Einblicke in die Angebote gewonnen werden können. Diese Funktionalität kann sicherzustellen, dass kritische Details nicht übersehen werden. Für jeden Ansprechpartner kann eine Vertreterregelung hinterlegt werden. Dies gewährleistet, dass keine Verzögerungen im Freigabeprozess auftreten, selbst wenn der Hauptansprechpartner vorübergehend abwesend ist.

Einfach signieren

In die Software wurde eine digitale Signatur integriert, um Angebote automatisch und ohne handschriftliches Gegenzeichnen unterschreiben zu lassen, sodass die Aussendung von signierten Dokumenten einfach erfolgen kann. Wer genau zum Unterschreiben befugt ist, kann individuell in den Einstellungen festgelegt werden. 

Vorkonfiguration

Nach abgeschlossenem Freigabeprozess und Gegenzeichnen, kann per Mausklick das Angebot künftig über den bevorzugten Versandweg an den Kunden übermittelt werden. Beim Versenden per Mail öffnet sich automatisch nach Klick auf den Versand-Button das E-Mail-Fenster mit den angehängten Dokumenten. Beim Wunsch nach einem postalischen Versand wird das Dokument automatisch ausgedruckt. Bei jedem Kunden werden automatisch die präferierten Versandeinstellungen geladen, was zu einer Reduzierung der Fehlerquote führt und den Versandprozess beschleunigt. 

Erinnerungen

Handwerksbetriebe können sich automatisch erinnern lassen, falls das hinterlegte Abgabedatum des Angebots näher rückt und dieses noch nicht ausgegeben wurde. Es kann individuell festgelegt werden, wie viele Tage vorab erinnert werden soll. Sollten sich offene Aufgaben in der persönlichen Übersicht häufen, erlaubt die automatische Erinnerung zeitkritischer Aufgaben eine bessere Priorisierung für die Abarbeitung offener Tasks. 

Weitere Informationen können per E-Mail an pds GmbH angefordert werden.