Baurechnungen schneller prüfen und korrigieren mit JobMind Bau

(23.2.2023) Mit JobMind Bau der Mannheimer JobRouter AG digitalisieren und automatisieren bereits über 140 Bauunternehmen ihre Prozesse. Die digitale Rechnungsprüfung und -korrektur nimmt Arbeit ab, automatisiert zeitaufwendige Arbeitsschritte und entlastet Bauleiter und Sachbearbeiter im Tagesgeschäft.

Zur Erinnerung: Obwohl die Digitalisierung viele Vorteile bietet, bleibt die Baubranche hinter ihren Möglichkeiten zurück. Laut einer PwC-Studie zum Digitalisierungsfortschritt in der Baubranche (siehe Beitrag vom 12.1.2022) sehen 40% der befragten Unternehmen Aufholbedarf bei der Digitalisierung ihrer administrativen Prozesse. Dazu zählt auch die digitale Rechnungsverarbeitung. Die Bauleitung prüft die komplexen Rechnungen oft noch händisch, wobei jede Korrektur eine Neuberechnung von Zwischensummen, Rabatten und der Gesamtsumme nach sich zieht.

Mit JobMind Bau lassen sich digitalisierte Baurechnungen direkt am Bildschirm analysieren und bearbeiten. Das Ausdrucken und Einscannen von Rechnungen sowie manuelle Nachberechnungen entfallen. Stattdessen kann die Bauleitung Änderungen direkt am Bildschirm eintragen, woraufhin die Software alle Summen automatisch neu berechnet. „Im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung in der Baubranche stellt die digitale Rechnungsprüfung nicht nur eine effiziente, sondern auch eine konsequente Maßnahme für die Betriebe dar. Mit dem digitalen Werkzeug lassen sich Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit von Rechnungen erhöhen und Doppelbearbeitungen verhindern“, sagt Stefan Weimann, Produktmanager von JobRouter.

Automatisierungsgrad von bis zu 70%

JobMind Bau ist speziell auf die Baubranche zugeschnitten und bietet eine Kombination aus visueller Darstellung von Rechnungen, digitaler Bearbeitung und anschließendem Versand über die JobRouter-Plattform. Das Modul verspricht außerdem eine steuerrechtlich sichere Rechnungsbearbeitung nach §13b UStG. In Kombination mit weiteren Modulen wie JobMind Cloud erhöhen Bauunternehmen den Automatisierungsgrad bei der Rechnungsprüfung und -korrektur um bis zu 70%. Zusätzliche Funktionen wie die Vorqualifizierung von Rechnungsdaten, die automatisierte Digitalisierung von Belegen und Rechnungen sowie die revisionssichere digitale Archivierung sind mit der Software möglich.

Komplette Digitalisierung der Rechnungsprüfung heißt:

• Automatische Analyse: In Kombination mit der JobMind Cloud führt JobMind Bau nach Erhalt einer analogen oder digitalen Rechnung automatisch eine Analyse des Dokumentes durch. Dabei extrahiert die Software alle auf dem Beleg enthaltenen Informationen mit Hilfe einer OCR-(Optische Texterkennungs-) Technologie.
• Manuelle Nacherfassung: Anschließend erfolgt eine Sichtkontrolle durch die Sachbearbeitung. Eventuell nicht ausgelesene Daten können manuell ergänzt werden, wodurch die vollständige Erfassung der Rechnungsdaten sichergestellt wird.
• Korrektur und Freigabe: Die Bauleitung erhält eine vollständig erfasste und korrekturfähige digitale Rechnung. Sie prüft und korrigiert die einzelnen Rechnungspositionen direkt am Computer oder Laptop. JobMind Bau berechnet automatisch Zwischensummen, Überträge und die Gesamtsumme der Rechnung.
• Export der korrigierten Rechnung: Die korrigierte Rechnung kann im Anschluss als PDF-Datei exportiert und versendet oder ausgedruckt werden.

Weitere Informationen zu JobMind Bau können per E-Mail an JobRouter angefordert werden.