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Unterschiedliche „Amtssprachen“ bei E-Rechnungen in der EU

(26.10.2020) Ab 27. November 2020 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen an deutsche Bundesbehörden nur noch in elektronischer Form übermitteln. Das vorgeschriebene Format nennt sich XRechnung. Italienische Ämter akzeptieren allerdings wiederum nur FatturaPA, ungarische System NAV, österreichische ebInterface etc. In jedem Land gelten zudem andere Deadlines. Selbst deutsche Bundesländer und Kommunen haben eigene Fristen. Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienst­leisters EDITEL, erklärt wie man damit umgehen soll und welchen Übermittlungsweg er für deutsche Unternehmen empfiehlt.

Laut Billentis Marktstudie 2019 wurden im Vorjahr weltweit rund 550 Mrd. Rechnungen ausgestellt - davon 90% immer noch auf Papier. Der EU ist die Ressourcen-Ver­schwen­dung, Ineffizienz und Fehleranfälligkeit von Papierrechnungen seit Jahren ein Dorn im Auge. Mittels EU-Richtlinie 2014/55/EU wurden daher bereits 2014 die Weichen für elektronische Rechnungen gestellt. Betroffen von der Verpflichtung sind alle Unternehmen, die an Behörden fakturieren. „Bei der Umsetzung in nationales Recht gibt es allerdings unterschiedliche Fristen und in nahezu jedem Land gibt es unterschiedliche Rechnungsstandards“, konstatiert Herr Marlovits.

Für Kunden, die beispielsweise an den deutschen Staat fakturieren, konvertiert EDITEL die Daten in das Format XRechnung und übermittelt sie über das internationale PEPPOL-Netzwerk an die zuständigen Behörden. „EDITEL kann dank langjährigen Erfahrungen mit E-Rechnungen an Behörden in Zentral- und Osteuropa gut mit der Situation umgehen. Die unterschiedlichen Standards in den Ländern und die unterschiedlichen Fristen zeigen aber, dass das Potenzial der E-Rechnung in einem gemeinsamen Europa nur mit entsprechendem Know-how voll ausgeschöpft werden kann“, verspricht Herr Marlovits.

Unterschiede auch in Bundesländern und Kommunen

In Deutschland tritt die Verpflichtung zur E-Rechnung für Unternehmen, die an Bundesbehörden fakturieren, bereits am 27. November 2020 in Kraft. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis 1.000 Euro. Eingereicht werden können die Belege aber auch schon jetzt in elektronischer Form, denn der Bund ist dafür längst gerüstet. Anders ist die Situation in den Bundesländern und Kommunen. Dort unterscheiden sich die Fristen und gesetzlichen Regelungen zum Teil erheblich. In manchen Bundesländern beispielsweise ist die E-Rechnung an Behörden ebenfalls Pflicht, in anderen wird es vorerst eine Kann-Bestimmung bleiben.

Viele unterschiedliche Rechnungs-Standards im gemeinsamen Europa (Auswahl):

  • Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD
  • Österreich: ebInterface
  • Italien: FatturaPA
  • Frankreich: Factur-X
  • Spanien: FACTURAe
  • Schweden: Svefaktura
  • Portugal: SaftPT
  • Schweiz: ZUGFeRCH
  • Ungarn: System NAV

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