Projekt Pro 11 mit ausgebauter mobiler Zeiterfassung

(14.5.2021) Laut EuGH ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu dokumentieren -  egal, ob sie vor Ort oder im Homeoffice arbeiten. Zudem werden immer noch Arbeitszeiten hier und dort handschriftlich auf Stundenzetteln erfasst. Wegen des großen Aufwands für die digitale Erfassung und Auswertung, der häufigen Ungenauigkeit und der verzögerten Verfügbarkeit der Daten sind handverfasste Stundenzettel allerdings unwirtschaftlich.

Doch Zeiterfassung ist für Unternehmen nicht nur eine rechtliche Pflicht. Die Daten zeigen den Unternehmern auch, in welchen Projektphasen sie Zeit verschenken, welche Projekte besonderes Umsatzpotential bergen und in welchen Tätigkeiten Kostentreiber versteckt liegen. Kurz: Sie helfen, die wirtschaftliche Tragfähigkeit eines Büros zu verbessern. Und nicht zuletzt kann gegenüber Kunden Transparenz hergestellt und so Vertrauen gestärkt werden. All das funktioniert allerdings nur, wenn eine Zeiterfassung genutzt wird, welche die nötige Auswertungstiefe bietet und von Mitarbeitern verlässlich genutzt wird.

Es gibt diverse Möglichkeiten, die Zettelwirtschaft zu beenden:

• Excel und andere Offline-Tools, bei denen die Daten zunächst auf einem mobilen Gerät erfasst und später im Unternehmen über eine stationäre Schnittstelle auf eine Software übertragen werden,
• SMS-basierte Konzepte,
• internetbasierte Programme sowie
• Apps für Smartphones und Tablets.

Eins haben die meisten mobilen Tools gemeinsam: Sie dokumentieren mit wenigen Klicks, womit Unternehmer und ihre Mitarbeiter tagtäglich beschäftigt sind. Ob Kundengespräche, Entwürfe, Planungen oder Baustellenbesuche – die mobile Arbeitszeiterfassung dokumentiert ihre Zeiten präzise, verlässlich und einfach. Typische Bestandteile sind weiterhin die Berücksichtigung von Pausen, Überstunden, Krankheitstagen und die Urlaubsverwaltung.

Zudem wechseln sich gerade in Zeiten von Corona Tätigkeiten im Homeoffice, auf der Baustelle und im Büro wesentlich häufiger ab. Deswegen ersetzt mobile Zeiterfassung zunehmend lokale Anwendungen. Sie wird nicht nur zur Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende verwendet, sondern verknüpft diese mit den Tätigkeitsbereichen der Projekte. Damit hat sie gravierende Vorteile:

• Die Arbeitszeiten können sofort direkt am Arbeitsort erfasst werden.
• Die Arbeitszeiten werden sofort weiterverarbeitet.
• Daten werden automatisch ohne Bearbeitung durch andere eingegeben.
• Mitarbeiter erhalten jederzeit einen hervorragenden Überblick über ihre Daten, auch im Rückblick.

Wenn man viel unterwegs ist, ist die Zeiterfassung über Smartphone oder Tablet ideal. Bei Wartezeiten auf dem Bau, beim Kundentermin, am Bahnhof oder bei der Fahrt in öffentlichen Verkehrsmitteln kann man schnell seine Daten eingeben. Auch im Homeoffice können die Zeiten jederzeit problemlos erfasst werden, so dass die Erfassung stets aktuell ist. Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Arbeit in jeder Leistungsphase und schafft Freiräume für die wirklich wichtigen Dinge.

Mittlerweile gibt es eine Reihe von mobilen Zeiterfassungstools, doch oft haben diese eine oder mehrere Schwächen.  Typische Schwächen einiger mobiler Zeiterfassungstools:

• Sie verfügen über keine Web- oder Desktop-Version.
• Sie lassen sich nur umständlich mit anderen Controlling-Anwendungen verbinden.
• Sie lassen in puncto Datensicherheit zu wünschen übrig.
• Sie berücksichtigen nicht die Spezifika von bestimmten Branchen, wie z. B. Architektur- und Planungsbüros in der Baubranche.

Projekt Pro hat deshalb eine mobile Zeiterfassung entwickelt, die die typischen Schwächen von Zeiterfassungstools lösen will und sich speziell an Architekten und Planungsbüros richtet.

Mobile Zeiterfassung von Projekt Pro

Schon seit geraumer Zeit bietet Projekt Pro eine in PRO controlling integrierte Zeiterfassung, die sich auch mobil nutzen lässt. Seit Anfang Mai wird diese Zeiterfassung aber im frisch releasten Projekt Pro 11 in einer mobil-optimierten Version mit mehr Komfort und Funktionalität angeboten.

Die mobile Zeiterfassung ist hybrid - das heißt, dass Eintragungen mobil oder am Desktop vorgenommen werden können. Die Daten werden in beiden Fällen zentral in PRO controlling gespeichert, wo sie analysiert und weiterverarbeitet werden können.

Neu an der mobilen Zeiterfassung ist seit Projekt Pro 11:

• Die Oberfläche der App wurde für Smartphones und Tablets optimiert. Mit wenigen Klicks ist jede Funktion erreichbar.
• Die Aufteilung der Projekt PRO-App in die Bereiche „Projektzeit“, „Arbeitszeit“ und „Überblick“ sorgt für mehr Übersicht.
• Arbeitszeiten können jetzt detailliert kategorisiert und so besser ausgewertet werden (Projekte, Projektphasen, Gruppen u.a.). Nutzer haben mehr Raum für freie Anmerkungen, können Pausen- und Dienstgänge vermerken und Abwesenheiten verwalten.
• Die Statistiken zu Urlaubsanspruch und Arbeitszeiten sind übersichtlicher geworden. Auf einen Blick lässt sich erkennen, wie sich tatsächliche Arbeitszeit, Projektzeit und Soll-Arbeitszeit zueinander verhalten.

Auf Tages-, Monats- und Jahresbasis

Als Projektleiter hat man den Vorteil, mit PRO controlling wesentlich schneller über die aktuellen Arbeitsdaten der Mitarbeiter informiert zu werden. Man erhält sofort den gewünschten Überblick und kann Projekte effizienter steuern.

Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung mit Projekt Pro können per E-Mail an Projekt Pro angefordert werden.