Multiprojektmanagementsoftware für Bauverwaltungen

(20.9.2013) Verwaltungen müssen bei der Planung und Abwicklung ihrer Bauvorhaben Kosten und Termine planen sowie steuern und das über eine Vielzahl von Bauvorha­ben hinweg. Gleichzeitig gilt es, den Aufwand beim Zusammentragen der verschiede­nen Projektstatus der unterschiedlichen Vorhaben für die Berichterstellung zu mini­mieren, Transparenz bei externen Einflüssen zu erlangen und das Projektcontrolling anschaulich zu gestalten.

Straßen, Wasserwege, Talsperren oder Hochbauprojekte durchlaufen von der Bedarfs­erhebung bis zur Freigabe einen langen Zeitraum. Die Vorhabenträger in den unter­schiedlichen Behörden auf Bundes- oder Landesebene oder in den Kommunen müssen eine Vielzahl solcher Projekte mit ihren Abhängigkeiten und Erfordernissen gleichzeitig im Überblick behalten. Dabei sind die Auswirkungen von Termin- und Kostenänderun­gen frühzeitig zu realisieren und bei Budget- und Zeitplanung sofort zu berücksichti­gen. Das Controlling auf Ebene der Entscheidungsträger wird daher zur unerlässlichen Komponente für jeden Projekterfolg.

Informationen aus unterschiedlichsten Quellen

Die Verwaltungen haben zu ihren Bauvorhaben eine große Menge an Daten gesam­melt. Diese sind neben einer Vielzahl weiterer Informationen für jede Planungs- und Baumaßnahme vorzuhalten und zu pflegen. Wie die Erfahrung zeigt, liegen die Infor­mationen mit unterschiedlichem Inhalt in verschiedenen Systemen, selbstentwickelten Programmen oder in Tabellen und Listen vor. Teilweise werden die Informationen auch auf jeder Verwaltungsebene gesondert bereitgehalten. Somit besteht ein unstruktu­riertes, unüberschaubares Datendickicht, das nur mit immensem Aufwand zu pflegen ist.

Sollen zu einem Projekt Berichte oder sogar projektübergreifende Berichte über Kos­ten, Termine, Personalkapazitäten, Mittelabflüsse etc. erstellt werden, sind die Infor­mationen von den Mitarbeitern mühsam zusammenzustellen: eine Sisyphusarbeit, die sich mit jeder neuen Berichtsanforderung wiederholt.

Redundante Datenhaltung vermeiden

Das Ziel vieler Behörden ist daher, Exceltabellen, sonstige Listen oder kleine selbst­entwickelte Systeme durch ein zentrales Multiprojektmanagementsystem zu ersetzen und Informationen aus vorhandenen Systemen in die zentrale Lösung zu integrieren. Die Auswertungen sollen sowohl die Anforderungen der Fachingenieure als auch die der Kaufleute abdecken und zum Beispiel zeitliche Abhängigkeiten wie auch die Sum­mierung der entstehenden Kosten darstellen - und Mittelabflüsse pro Zeiteinheit, wo­bei diese nach ihren logischen Zuordnungseinheiten wie zum Beispiel Niederlassungen, Fachbereichen, Sachgebieten oder Ämtern zu gliedern sind. Wichtig ist außerdem, dass die Kosten in Planungsleistungen und Baukosten unterteilbar sind.

MaViS: Multifunktionales Planungs- und Controllingsystem

Die Kölner fpi fuchs Ingenieure GmbH entwickelte das multifunktionale Informations-/ Planungs- und Controllingsystem MaViS auf Grundlage der Anforderungen des Landes­betriebs Straßenbau NRW. Eine Weiterentwicklung erfolgte gemäß den Vorgaben der Obersten Baubehörde des Freistaates Bayern. Die zugehörige Honorarermittlung sowie -verteilung auf die Projektphasen erfolgt HOAI-konform (HOAI 1996, 2009 und 2013) und mittels Kennziffern und basiert auf den erfassten Baukosten nach AKS.

Die durchzuführenden Maßnahmen sind in Anlehnung an die Leistungsphasen der HOAI gegliedert. Deren zeitliche Abhängigkeiten wie auch die Summierung der entstehenden Kosten pro Zeiteinheit können so auf einen Blick abgelesen werden. Damit liefert das System Bauingenieuren, Architekten, Technikern aber auch Verwaltungswirten die Eckwerte zur kaufmännischen Betrachtung.

Eine Darstellung in einer Multiprojektsicht ist möglich. Der Anwender ruft mittels Maus­zeigerberührung die wesentlichen zur Phase oder zum Meilenstein hinterlegten Infor­mationen einfach ab. Den Phasen können als weitere Detailebene entsprechende Ar­beitspakete zugeordnet werden. Mittels einer Filterfunktion kann der Ingenieur oder Architekt die anzuzeigenden Projekte im gewünschten Umfang eingrenzen und unter­schiedliche Merkmale beliebig kombinieren.

Die Visualisierung der Projekte und Termine erfolgt zusätzlich zu den Bildschirmdarstel­lungen in unterschiedlichen Berichten und Auswertungen sowohl in tabellarischer als auch in grafischer Weise und ist individuell konfigurierbar. Auch können die Informatio­nen in Excel, Word aber auch in PowerPoint ausgegeben werden. Die auf Knopfdruck erstellten Berichte sind somit immer aktuell und z.B. als Dossiers für die Information der politischen Ebenen sofort verfügbar.

Da das Multiprojektmanagementsystem offen konzipiert ist, ist ein Datenabgleich mit anderen Lösungen möglich, so dass bereits vorhandene Informationen kein zweites Mal einzugeben sind. Mit dem integrierten Dateiviewer können Pläne, Anträge und/oder Bewilligungsbescheide als Dokumente eingebunden werden. Eine Suche an an­derer Stelle entfällt somit.

Informationen schnell verfügbar

Die zentrale Datenhaltung im System vermeidet eine redundante Datenhaltung. Neben einer grafischen Multiprojektübersicht dienen maßgeschneiderte Dialoge und Auswahl­listen als Eingabeformular für die Daten. So sind falsche Eintragungen und Schreibfeh­ler weitestgehend ausgeschossen. Die Projektinformationen sind für viele Projekte schnell verfügbar. Die Oberste Baubehörde in Bayern verwaltet laut fpi mit dem Sys­tem rund 12.000 Straßenbau- und 13.000 Hochbauprojekte. MaViS soll ca. 800 Stra­ßenbau- und ca. 2.000 Hochbauanwendern landesweit zur Verfügung stehen.

Selektion der Projekte nach verschiedenen Kriterien

Da das Datenvolumen der Projekte normalerweise sehr hoch ist, kann der Anwender die Projekte nach verschiedenen Kriterien selektieren und somit Einzelheiten detailliert betrachten. Auch erzielt er intuitiv per Maus zeitliche Modifikationen in Form von Pha­senverschiebungen, Phasenstreckungen oder Phasenstauchungen durch Bewegen der grafischen Objekte am Bildschirm.

Eine entsprechende Kennzeichnung solcher Phasen und der Projekte gewähren dem Ingenieur oder Architekten Übersichtlichkeit bei der Vielzahl der Maßnahmen. Vorge­nommene Änderungen können als ein Szenario abgespeichert werden ohne die Origi­naldaten zu überschreiben. Dies ermöglicht es den Verwaltungen, Szenarien und Prog­nosen beispielsweise zur Optimierung der Mittelabflüsse, Anpassung an Budgetkurven oder der Personalauslastung zu entwickeln, die konstruktive Antworten auf typische „was-wäre-wenn-Fragen” geben. Diese lassen sich in jedem Stadium speichern und später bei Bedarf reaktiveren.

Übersichtliche Darstellung

Das Multiprojektmanagementsystem ist die Datenbank für alle relevanten Projektinfor­mationen mit deren Hilfe Kommunikation, Arbeitsweisen, Berichtswesen und letztend­lich die Arbeitsabläufe in den einzelnen Baubehörden homogenisiert werden. Alle Ver­waltungsebenen können jederzeit auf die für sie freigeschalteten tagesaktuellen In­formationen zugreifen, so dass die Führungsebenen in der Zentrale und den Nieder­lassungen mit dem gleichen Datenmaterial arbeiten wie die Projektleiter und -mitar­beiter. Die Finanzierungsplanung zur Haushaltsmittelverwendung ist für alle Beteilig­ten trans­parent, da geplante und genehmigte Kosten sowie Ist-Werte für eine Viel­zahl von Projekten in einem einzigen Programm vorliegen und bewertet werden kön­nen. Somit er­zeugt MaViS eine übersichtliche Darstellung der komplexen Zusammen­hänge und die Verantwortlichen behalten Kosten und Zeiten immer im Blick.

Weitere Informationen zu MaViS können per E-Mail an fpi fuchs Ingenieure angefordert werden.