Artesa bündelt Planung und Projektsteuerung im Handwerk

(30.09.2026) Viele Handwerksbetriebe arbeiten heute bereits digital, mit Zeiterfassung, Dateisystemen oder einzelnen Planungstools. Doch mit wachsender Betriebsgröße zeigt sich häufig, dass Insellösungen an ihre Grenzen stoßen. Informationen liegen verteilt, Abstimmungen nehmen zu und Planung wird zunehmend komplex.

Wie eine durchgängige digitale Planung im Handwerk aussehen kann, zeigt das Beispiel der Objekteinrichtung Hengelhaupt GmbH. Der Innen‑ und Möbelbaubetrieb hat sich bewusst dazu entschieden, seine Planung mit der Handwerkersoftware Artesa neu zu organisieren und zentrale Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen.

Gewachsen – aber nicht mehr durchgängig organisiert

Hengelhaupt beschäftigt rund 60 Mitarbeiter und realisiert anspruchsvolle Projekte im Innen‑, Laden‑ und Gastronomiebau sowie im gehobenen Privatkundenbereich. Die Arbeitsweise ist stark projektorientiert: individuelle Fertigungen, parallele Baustellen, wechselnde Montageteams und klare Terminvorgaben greifen eng ineinander.

Digitale Lösungen waren im Betrieb bereits etabliert, allerdings nicht zentral verknüpft. Projektstände, Kapazitäten und Termine wurden in unterschiedlichen Systemen gepflegt und mussten manuell zusammengeführt werden. Der Koordinationsaufwand stieg. „Ein großer Teil unserer Zeit floss früher in Organisation und Abstimmung statt in produktive Arbeit”, beschreibt Projektleiter Mattis Köhler die Situation.

Entscheidung für einen zentralen Ansatz mit Artesa

Gesucht wurde keine weitere Einzellösung, sondern ein System, das Planung, Projekte und Kapazitäten zentral abbildet. Die Entscheidung fiel auf Artesa, eine cloudbasierte, browserbasierte Handwerkersoftware, die speziell für projektorientierte Betriebe entwickelt wurde.

Mit Artesa werden Projekte strukturiert erfasst, Arbeitsphasen definiert und mit Mitarbeitereinsätzen, Zeiträumen und Abwesenheiten verknüpft. Änderungen wirken sich direkt auf die Planung aus und sind für alle Beteiligten in Echtzeit sichtbar. Die Anwendung ist als Web‑App nutzbar, auch unterwegs und ohne lokale Installation. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland, was für den Betrieb ein wichtiges Kriterium war.

Planung als aktives Steuerungsinstrument

Im Zentrum der Umstellung stand die operative Planung. Statt auf Bauchgefühl und Erfahrung allein zu setzen, sollte Planung transparent, aktuell und nachvollziehbar sein.

Mit Artesa weiß der Betrieb frühzeitig:

• welche Projekte anstehen und in welcher Phase sie sich befinden
• welche Kapazitäten in Werkstatt und Montage verfügbar sind
• wie sich Terminverschiebungen auf nachgelagerte Arbeitsschritte auswirken

Gerade im Holz‑ und Innenausbau ist dieser Zusammenhang entscheidend. Verschiebt sich ein Montagetermin, lassen sich mit Artesa die Auswirkungen auf Fertigung, Prioritäten und Ressourcen sofort erkennen.

Eine gemeinsame Datenbasis für alle Bereiche

Ein zentraler Mehrwert von Artesa liegt in der gemeinsamen Datenbasis. Büro, Werkstatt und Montage greifen auf dieselben Projektinformationen zu. Dabei jeweils zugeschnitten auf ihre Rolle.

In der Fertigung ist klar ersichtlich, welche Aufträge anstehen und was als Nächstes bearbeitet wird. Die Projektleitung behält Auslastungen, Urlaube und Abwesenheiten im Blick. Dokumente, Fotos, Abnahmen und Projektverläufe bleiben zentral verfügbar – auch für spätere Rückfragen. „Ich sehe direkt, was als Nächstes ansteht, und finde Informationen aus früheren Aufträgen ohne Nachfragen”, berichtet Sophie, Tischlerin und Lackiererin bei Hengelhaupt.

Zeiterfassung direkt im Projektkontext

Auch die Zeiterfassung ist in Artesa integriert und direkt mit den Aufträgen verknüpft. Zeiten werden einzelnen Projekten zugeordnet und ermöglichen eine fundierte Nachkalkulation. Ziel ist dabei nicht Kontrolle, sondern Transparenz. Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit liefern wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte und helfen, Abläufe realistisch weiterzuentwickeln.

Einführung in Etappen

Die Einführung von Artesa erfolgte bewusst schrittweise. Zunächst wurde die Planungsebene aufgebaut und getestet, bevor weitere Bereiche eingebunden wurden. Schulungen fanden rollenbezogen statt, ergänzt durch einfache Handouts. Eine offene Testphase ohne unmittelbaren Leistungsdruck nahm Berührungsängste und erleichterte die Akzeptanz im Team.

Effekte im Arbeitsalltag

Der Nutzen zeigt sich im Alltag: weniger Rückfragen, weniger Suchaufwand, klarere Übergaben zwischen Bereichen und reduzierte Liegezeiten. Planung wird nicht zur zusätzlichen Aufgabe, sondern zum verlässlichen Bestandteil des täglichen Arbeitens.

Weitere Informationen können per E-Mail an Artesa angefordert werden.