Rechnungsstellung direkt aus der Zeiterfassung

(12.1.2022) Mit Kobold Control können Architektur- und Ingenieurbüros jetzt ihre Rechnungen direkt aus der Zeiterfassung heraus stellen. Diese Funktion ist für diejenigen Anwender interessant, die teilweise oder ganz abseits der HOAI ihre Honorare kalkulieren. Darüber hinaus legt die neue Funktion den Fokus auf einen digitalen Workflow ohne Prozessbrüche - ausgehend von der Zeiterfassung bis zum Versand einer Rechnung per Mail.

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Kobold Management Systeme hat im Workflow zwischen der Stundenerfassung und der Rechnungsstellung ein neues Bindeglied implementiert: die Rechnungsvorbereitung. Dort sichtet der Projektleiter die im Projekt aufgelaufenen Stunden und bereitet diese für die Rechnungsstellung vor, da die tatsächlich abzurechnende Stundenanzahl von der gebuchten Stundenanzahl abweichen kann. Auch kann er die vom Mitarbeiter gesetzte Detailbeschreibung oder Bemerkung hier anpassen. Danach meldet der Projektleiter die aus seiner Sicht maßgeblichen Stunden für die kommende Rechnung an oder übermittelt diese denjenigen Anwendern, die für die Rechnungsstellung selbst zuständig sind. Im gleichen Schritt fasst der fachlich Verantwortliche die besagten Stunden in einem PDF-Dokument als fertigen Rechnungsanhang zusammen. Diese Vorgehensweise spart Zeit in der Kommunikation. Auch wird der Datenübertragungsprozess dadurch transparenter und sicherer.

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Alle Daten liegen dem Controlling oder der Buchhaltung automatisiert für den nächsten Rechnungslauf bereits im Vorfeld inklusive etwaiger Rechnungsanhänge vor. Lästiges Nacheditieren der Stunden für die Rechnungsstellung sollten so auch entfallen. Die Rechnungstellung selbst knüpft an die Rechnungsvorbereitung nahtlos an. Der Anwender übernimmt die vorangemeldeten Stunden direkt in die Rechnung, so dass sich der Aufwand noch einmal reduziert. Darüber hinaus dokumentiert Kobold Control, welche Projektstunden mit welcher Rechnung (Rechnungs-Nr.) bereits abgerechnet, welche Stunden noch nicht abgerechnet wurden und welche gerade in der Rechnungsvorbereitung stehen.

Weitere Informationen zu Kobold Control können per E-Mail an Kobold angefordert werden.