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Fünf Todsünden bei der Planung offener Bürokonzepte


Bild von Lindner aus dem Beitrag „Stellwand für mehr Arbeitsqualität“ vom 24.5.2012 (Bild vergrößern)
  

(24.1.2018) Immer mehr Unternehmen setzen auf Großraumbüros, wovon längst nicht alle Mitarbeiter begeistert sind. „Fakt ist, dass offene Bürokonzepte den gewachsenen Anforderungen an Kommunikation und soziale Interaktion in Unternehmen entsprechen müssen. Aber nur durch eine gute Planung und Umsetzung lässt sich das Potenzial entfalten, das die offene Bürolandschaft bietet, nämlich die geistige Freiheit der Mitarbeiter zu unterstützen und damit die Wertschöpfung eines jeden Unternehmens zu erhöhen", erinnert Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Conceptsued, welches nationale und internationale Firmen seit 2003 bei der Auswahl und Neugestaltung von Gewerbeimmobilien unterstützt.

Timo Brehme erklärt, welche gravierenden Fehler bei der Einführung solcher Arbeitswelten häufig begangen werden - und wie sie vermieden werden können.

Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus

Ein Hauptmotiv von Unternehmern, auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. „Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen. Wer nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit, statt sie zu fördern. Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte,“ betont Timo Brehme.

Bild aus dem „IdeenReich“ von feco kurz vor der Inbetriebnahme (Foto von Nikolay Kazakov aus dem Beitrag „Und weg ist er - der Schall: 40 mm dünner Absorber erreicht einen Absorptionsgrad von 1“ vom 29.11.2016)

Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat im Veränderungsprozess keine Stimme

Immer mehr Menschen haben bereits im Grundschulalter gelernt, flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht. Daher birgt es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden. Damit ist das Scheitern der Akzeptanz vorprogrammiert.

"Seinen Mitarbeitern zu sagen: ,Hier ist Euer neues Großraumbüro, kommt damit klar.‘ funktioniert nicht (mehr). Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden - und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten Rahmens", sagt Brehme. Denn der Umzug in ein Großraumbüro schafft für jeden neue Freiheiten, aber ebenso Pflichten. Daher müssen gemeinsam Richtlinien für eine neue Bürokultur erarbeitet werden. Brehme: „Eine Bürokultur lässt sich nicht von Einzelnen schaffen und einem Team überstülpen. Raum, Mensch und Organisation müssen zusammenpassen. In Gesprächen und Workshops lässt sich herausfinden, wie die Mitarbeiter bisher gearbeitet haben und wie sie künftig arbeiten könnten und möchten, um schnell, flexibel und zufrieden zu sein.“

Foto von Wacosystems aus dem Beitrag „Optimierte Raumakustik im open space-Büro u.a. mit Trennwänden aus Wabenkunststoff“ vom 17.12.2012

Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung

Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch an einem festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office als auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich.

Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten. „Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heißt: Raum, Organisation und Technik müssen zusammenpassen.“

Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten

Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmer häufig. „Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunikativem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden“, sagt Timo Brehme.

Eine Faustformel für die Verteilung der Flächen gibt es dabei laut dem Experten nicht, weil diese stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumlichkeiten selbst abhängt. Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne schließbare Räume sein. Auch Think Tanks, Telefonzellen oder intelligente Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb der Open Spaces.  (Bild rechts aus dem Beitrag „Parcs Toguna: vielleicht der kleinste Besprechungsraum der Welt“ vom 29.8.2012)

Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren

Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten einfällt, wenn sie an Störquellen im Großraumbüro denken. Tatsächlich aber ist es nicht nur notwendig, die Akustik in der Bürolandschaft zu planen. Timo Brehme: „Wenn es um einen optimalen Workflow und Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben. Dabei spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle:

  • Wo werden beispielsweise Sofalandschaften aufgebaut?
  • Wo kann eine Lounge eingerichtet werden?
  • Wo lässt sich der Kicker aufstellen?

Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen ist optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens. Denn, wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten? Zudem muss auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Großraumbüros nicht durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab.“

Foto von Strähle aus dem Beitrag „System 7400: Neue Glasakustikwand für mehr Aufenthaltsqualität in Open-Space-Landschaften“ vom 29.11.2016

Weitere Informationen zu Bürokonzepten können per E-Mail an Conceptsued angefordert werden.

siehe auch für zusätzliche Informationen:

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